Hantering av personuppgifter (GDPR)

Dataskyddsförordningen – GDPR

Den 25 maj 2018 började den nya dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation) att gälla i EU. Förordningen ersätter den gamla personuppgiftslagen PUL. En av de viktigaste förändringarna GDPR för med sig är att den registrerades rättigheter stärks, vilket ställer högre krav på alla som samlar in och lagrar personuppgifter. Här hittar du information om hur FoU Nordost arbetar utifrån den nya dataskyddsförordningen GDPR.

Uppgifter vi samlar in

Genom vår verksamhet och kommunikation med berörda parter samlar vi in vissa personuppgifter. Uppgifterna samlas in på olika sätt. Vi samlar in de personuppgifter du frivilligt tillhandahåller oss, till exempel när du anmäler dig till något av våra seminarier eller andra evenemang, eller när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler. I vissa fall hämtar vi också personuppgifter/kontaktuppgifter från andra källor som till exempel verksamhetsrelaterade webbplatser, växel, kundtjänst och HR-avdelning, då vi bedömt att du eventuellt är intresserad av FoU Nordosts arbete pga. din yrkesroll.
För deltagande i forskningsstudier och forskningsprojekt, då det ofta är aktuellt att behandla fler typer av personuppgifter än de som nämnts ovan, används ett särskilt utformat samtyckesavtal.
Personuppgifter i form av bilder, även rörliga bilder, föregås av att vi inhämtar ett muntligt eller skriftligt samtycke där vi frågar om du vill medverka på bilden eller filmen. Om du i efterhand skulle ångra dig kan du alltid kontakta oss och ta tillbaka ditt samtycke.

Uppgifter vi sparar

Evenemang: Namn, e-postadress, telefonnummer, arbetsadress, funktion/jobbtitel.

Kommunikation via e-post: Samtliga uppgifter i mailkonversationerna sparas i vårt mailsystem.

Nyhetsbrev: Namn, arbetstitel/funktion och e-postadress.

Forskningsstudier och forskningsprojekt: Persondata som är relevanta för respektive studie/projekt sparas och behandlas med gängse säkerhetsrutiner på FoU Nordost och sparas så länge som framgår av den specifika forskningsplanen för varje projekt.

Foto/rörliga bilder: lagras i vårt bildarkiv.

Varför vi samlar in uppgifter och hur dessa används

Personuppgifterna vi samlar in används för att:

  • Hantera anmälningar till exempelvis seminarier och evenemang samt uppföljning av dessa.
  • Bjuda in dig till aktiviteter, skicka ut nyhetsbrev eller annan riktad information.
  • Kunna kommunicera med dig om du kontaktar oss via e-post, eller vid kommunikation med dig avseende ett specifikt ärende.
  • Kunna genomföra forskningsstudier och forskningsprojekt (ett särskilt samtyckesavtal ingås med deltagare).
  • Kommunicera vår verksamhet till våra målgrupper. Foto/rörliga bilder används för publicering i FoU Nordosts kanaler: webbplats, sociala medier samt tryckt material som t.ex. skrifter, rapporter, inbjudningar och dylikt.

Behandling av personuppgifter

FoU Nordost behandlar dina personuppgifter i syfte att fullgöra de uppdrag som åligger oss. Dessa uppgifter har vi för att kunna utföra vårt dagliga arbete i kontakt med de verksamheter som vi arbetar med. Dina personuppgifter kan förekomma i olika listor för att kunna användas inom ramen för FoU Nordosts arbete. I forskningsstudier och projekt behandlar vi dina personuppgifter enligt ett särskilt utformat samtyckesavtal som ges vid deltagande i respektive studie.

Dina uppgifter kan komma att lämnas till tredje part men endast om det finns skäl för det inom ramen för FoU Nordosts samverkansavtal. Exempelvis kan din e-postadress lämnas ut eller vara synlig för andra i samband med utskick från FoU Nordost där du är deltagare eller bedömts som passande mottagare utifrån din yrkesroll.
Tredje part kan vara andra FoU-enheter, andra kommuner, landstingsorganisationer eller myndigheter som arbetar inom liknande verksamhetsområde. Vi lämnar aldrig ut uppgifter i kommersiella syften. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av artikel 6.1e (Allmänt intresse) i GDPR.

Personuppgifter som ej omfattas av FoU Nordosts samverkansavtal kommer inte att lämnas till tredje part. Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av 6.1a (Samtycke) i GDPR.

Lagring

Dina personuppgifter sparas för de ändamål som nämns ovan (1) så länge dessa behövs för utskick av inbjudningar, information och nyhetsbrev samt (2) så länge uppgifterna är till gagn för verksamhetens uppdrag och målsättning och (3) i fråga om forskningsstudier, med ett särskilt samtyckesavtal, så länge som framgår av den specifika forskningsplanen för varje projekt. (4) Foto och rörliga bilder sparas så länge det finns ett användningsområde för dessa inom ramen för FoU Nordosts verksamhet.

Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust och otillbörlig åtkomst. Vi granskar regelbundet våra säkerhetspolicyer och rutiner för att säkerställa att våra system är säkra och skyddade.

Dina rättigheter

Du kan när som helst kontakta oss för att få dina uppgifter borttagna och i samband med det upphör vi med databehandlingen. Dina uppgifter kommer då att raderas.

Om dina personuppgifter är felaktiga kan du begära rättelse.

Du har rätt att få besked om alla personuppgifter om dig som FoU Nordost behandlar.

Om du har lämnat samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att ta tillbaka samtycket.

För förfrågningar samt begäran om radering av personuppgifter, kontakta Teresa Brandell, kommunikatör,
e-post: teresa.brandell@founordost.se, tfn: 073-662 01 45

För eventuella klagomål på personuppgiftshanteringen kan du vända dig till vårt dataskyddsombud i Danderyds kommun, e-post: dataskydd@danderyd.se, tfn/växel: 08- 568 910 00 eller till Datainspektionen.

Läs mer om GDPR på Datainspektionens webbplats>>